Project Server Consulting - SOLVIN

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  • Reporting in Project Online

    Category: Microsoft Project Server 2013, ProjektmanagementMicrosoft Project Server Beratung, MS Project Server, Microsoft Project Consulting,

    Oliver Grote

    Wenn die Entscheidung ansteht, alle Dienste mit dem Modell Project Online in die Cloud auszulagern, stellen viele Kunden die Frage, welchen Einfluss dies eigentlich für das Berichtswesen und den Datenzugriff hat. Dann stehen IT und Berichtsautoren häufig vor neuen Herausforderungen, da die etablierten Zugriffsmechanismen nicht mehr verwendbar sind, Datenquelle und Datensenke befinden sich nicht mehr im selben virtuellen Netz.

    Auch ohne direkten Zugriff auf die Datenbank bietet Ihnen Project Online ein breites Spektrum an Technologien, welche Sie für das Reporting einsetzen können. Dabei werden diese eigentlich nicht direkt von Project selbst bereitgestellt, sondern sind überwiegend integrierte Komponenten aus anderen Anwendungen von Microsoft wie SharePoint, SQL Server, Office und seit neuestem auch Power BI, die für die Analyse und Verteilung zur Verfügung stehen.

    Immer wieder unterschätzt für den schnellen und unkomplizierten Einstieg in das Berichtswesen sind die Web App-Ansichten. Benutzerdefinierte Ansichten werden im Projekt- oder Ressourcencenter erstellt und sind jederzeit aktuell für berechtigte Anwender über den Browser aufrufbar. Ein großer Vorteil dabei ist, dass hier das Sicherheitskonzept von Project Server ohne weitere Anpassungen berücksichtigt wird. Ansichten enthalten typischerweise mehrere zusammenhängende Standard- und Enterprise-Felder, welche die Informationen von Projekten, Vorgängen oder Ressourcen darstellen. Sie können nach bestimmten Feldern gruppiert und sortiert werden, und eine komfortable Filterung ist ebenfalls möglich. Raster aus Ansichten können bequem nach Microsoft Excel exportiert und dort weiter analysiert werden.

    Als weitere Komponente darf natürlich Microsoft Excel nicht fehlen, was ohnehin bei nahezu allen Projektorganisationen zur Standardausstattung aller Rechner gehört. Geübten Excel-Anwendern des Controllings fällt es damit leicht, über das OData-Protokoll direkt auf den Datenbestand aller Projekte zuzugreifen, Zahlen entsprechend aufzubereiten und zu validieren sowie mit weiteren Unternehmensdaten, die außerhalb von Project Online in Drittsystemen gehalten werden, zu verknüpfen. Im Zusammenspiel mit Office Online und SharePoint können in Excel erstellte Arbeitsmappen im Browser angezeigt und bearbeitet werden. Dabei müssen Sie nicht immer die gesamte Arbeitsmappe bereitstellen, sondern können gezielt nur bestimmte Elemente wie Pivot-Tabellen oder Diagramme veröffentlichen.

    Erst seit relativ kurzer Zeit bietet Microsoft mit Power BI ein cloudbasiertes Analysewerkzeug vorwiegend für Self-Service-Nutzer an. Die Idee dahinter ist grundsätzlich, schneller Erkenntnisse ohne Einbeziehung von IT-Abteilungen zu gewinnen. Daten aus verschiedenen Quellen können relativ leicht verknüpft, mit Dashboards visualisiert und über das Power BI-Portal geteilt werden. Ebenso werden über Apps und Webbrowser alle gängigen Geräte in vollem Umfang unterstützt. Die vorwiegend durch geringes Datenvolumen limitierte Basisversion ist kostenlos erhältlich. Power BI ging erstmals Mitte des Jahres 2015 als Power BI 2.0 an den Start. Neben dem bereits erwähnten Online-Dienst steht auch die Version Power BI Desktop zur Verfügung, um komplexere Datenmodelle direkt auf dem eigenen Rechner zu bearbeiten oder den Datenbestand der Projektorganisation zu analysieren, ohne Daten in der Cloud zu halten. Schon jetzt sind Lösungen für nahezu alle üblichen Endgeräte erhältlich, um mit Power BI zu interagieren. Dazu gehören beispielsweise auch native Apps für Android und Apples iPad.

    Um den Aufwand für die Verbindung zur Datenquelle und die Erstellung von Berichten so weit wie möglich zu reduzieren, bietet Power BI für alle möglichen Szenarien, in denen Daten eine große Rolle spielen, eine ständig wachsende Anzahl von sogenannten Inhaltspaketen (Content Packs) an. Ziel ist die einfache, schnelle Bereitstellung von vordefinierten Berichten, die individuell an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden können. So erschien bereits im November 2015 auch das Power BI Content Pack für Project Online.

    Microsoft veröffentlichte zuletzt sogar eine zugekaufte App ausschließlich für Project Online, welche es Projektleitern und PMO ermöglichen soll, schnell und einfach auf Informationen zuzugreifen. Diese App kann kostenlos über den Office 365-Store für Windows oder über den Apple-Store für Benutzer von iPads bezogen werden. Zurzeit ist die Anwendung nur in englischer Sprache verfügbar. Ähnlich wie das Content Pack für Project Online von Power BI besteht dieses Paket aus einer Sammlung von vorkonfigurierten Dashboards, die sofort verwendet werden können. Selbstverständlich gibt es auch hier diverse Möglichkeiten der benutzerdefinierten Anpassung an die Bedürfnisse Ihrer Projektorganisation. Die vorhandenen Berichte basieren auf Projekt-, Vorgangs- und Ressourceninformationen und enthalten auch Auswertungen zu Risiken und Problemen. Neben der Möglichkeit zur Sortierung bieten die Standardfilter auch die Möglichkeit, den Datenbestand durch die Auswahl benutzerdefinierter Felder einzuschränken.

    Sicherlich wird Microsoft hier demnächst noch mehr Lösungen veröffentlichen. Wenn das für Sie nicht ausreicht, besteht natürlich auch die Möglichkeit, diverse Partnerlösungen über das Portal oder den Hersteller direkt zu beziehen.

  • 20 Tipps - “Verbindung mit Outlook herstellen” und “Mit Outlook synchronisieren” in SharePoint Aufgabenlisten

    Category: Microsoft Project Server 2013, ProjektmanagementMicrosoft Project Server Beratung, MS Project Server, Microsoft Project Consulting,

    Thomas Payelleville

    12. Unterschied zwischen “Verbindung mit Outlook herstellen” und “Mit Outlook synchronisieren” in SharePoint Aufgabenlisten

    Es gibt zwei Wege, um Aufgaben aus einer SharePoint-Aufgabenliste (Task List) in Outlook einzubinden.

    „Mit Outlook synchronisieren“ bedeutet, dass die Aufgaben mit einen Exchange-Konto voll-synchronisiert werden:

    • Die Aufgaben sind mit meinem Konto immer synchronisiert. Das gilt auch für die Outlook Web App.
    • Sie erhalten Notifikationen mit Informationen zu den Aufgaben (Web App).
    • Alle Listen werden automatisch synchronisiert.

     

    „Verbindung mit Outlook herstellen“ bedeutet, dass die Aufgaben mit einem Outlook Client synchronisiert werden.

    • Aufgaben werden nur mit dem Client synchronisiert und auch nur dann, wenn Sie in Exchange (Outlook) angemeldet sind.
    • Eine Benachrichtigung bei neuen oder geänderten Aufgaben erfolgt nicht.
    • Alle Listen müssen einzeln und manuell synchronisiert werden.

    Wenn kein Exchange Server vorliegt, sollte der Administrator das Feature „Farm Level Exchange Tasks Sync“ deaktivieren, sonst bietet SharePoint die “Mit Outlook synchronisieren”-Funktion an, die aber nicht funktioniert.

  • Kostencontrolling und Fortschrittserfassung in Verbindung mit Microsoft Project Server

    Category: Microsoft Project Server 2013, ProjektmanagementMicrosoft Project Server Beratung, MS Project Server, Microsoft Project Consulting,

    Daniel Hartwig

    Das Spannungsfeld aus Terminen, Qualität und Kosten ist allen Projektmanagern vertraut und wird auch als das „Magisches Dreieck“ bezeichnet. Bei der Arbeit mit Microsoft Project wird eine der drei Zieldimensionen oft ausgeklammert: die Kosten. Dabei können Sie mit ein paar grundlegenden Einstellungen Microsoft Project für sich rechnen lassen und so Kosten planen, erfassen und steuern.

    In einer Blog-Serie wollen wir Ihnen Tipps zum Kostenmanagement in Microsoft Project (Server) geben. Melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an, um auf dem Laufenden zu bleiben: Newsletter

    Teil 1: Kostenplanung: Lassen Sie Microsoft Project für Sie rechnen!

    Teil 2: Kostencontrolling und Fortschrittserfassung in Verbindung mit Microsoft Project Server

    Teil 3: Kostenmanagement im Projektportfolio in Verbindung mit Microsoft Project Server

     

    Teil 2: Kostencontrolling und Fortschrittserfassung in Verbindung mit Microsoft Project Server

    Im ersten Teil dieser Serie haben wir gezeigt, wie sich die Kostenplanung im Rahmen einer detaillierten Ressourcenplanung ergibt. Das Gesamtergebnis könnte wie folgt aussehen, Microsoft Project 2013 aggregiert die Kosten von der Vorgangsebene auf Phasen- und Projektebene:

    Die Anforderungen an das Kostencontrolling sind in der Regel sehr unternehmensspezifische und pauschale Empfehlungen daher schwierig. Nachfolgend finden Sie dennoch vier Tipps, die universell anwendbar sind und Ihnen die Arbeit erleichtern.

    1. Nutzen Sie die Basispläne und lassen Sie Microsoft Project rechnen

    Das Kostencontrolling basiert üblicherweise auf dem Vergleich von Zielen, Erwartungen und gemessenen Werten. Im Folgenden werden vier Größen zum Kostencontrolling verwendet: Target (ursprüngliches Budget), Plan, Forecast und Actual.

     

    Verwendung

    Standardfeld in Project

    Target

    Zielgröße bei Projektstart, die nicht überschritten werden soll und nicht geändert wird.

    Geplante Kosten 1

    Plan

    Aktuelle genehmigte Kosten nach dem letzten Change.

    Geplante Kosten

    Forecast

    Erwartete Kosten aufgrund der aktuellen Planung und geschärft durch Berücksichtigung der Actuals.

    Kosten

    Actual

    Bereits entstandene Kosten im Projektverlauf.

    IST-Kosten

    Mit der auf einer Ressourcenplanung basierenden Kostenplanung wurde im ersten Teil unserer Blogreihe bisher nur der Forecast-Wert berechnet (Standardfeld „Kosten“). Zum Projektstart sind der Forcast-, Target- und Plan-Wert identisch (die initiale Planung entspricht der Erwartung).

    Speichern Sie die initiale Planung in Basisplan 0 und 1. Bei jedem genehmigten Change im Projekt überschreiben Sie dann den Basisplan 0. So können Sie die Standardansichten von Microsoft Project zum Tracking von Veränderungen nutzen und behalten dennoch die initiale Planung (Target) für ein späteres Lessons Learned.

    In Verbindung mit Microsoft Project Server kann das Recht, die Basispläne 0 und 1 zu speichern, einer speziellen Rolle zugeordnet werden (z.B. Project Management Office), so dass Änderungen bei den Plan-Werten prozessseitig vom Project Management Office nach entsprechender Genehmigung des für das jeweilige Projekt zuständigen Steuerungsgremiums erfasst werden können.

    Der Actual-Wert wird im Standardfeld „IST-Kosten“ bzw. „Aktuelle Kosten“ abgebildet und automatisch während der Fortschrittserfassung berechnet.

    2. Schaffen Sie sich übersichtliche Ansichten

    Um immer den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen, in der alle wichtigen Informationen enthalten sind.

    Da optische Symbole schneller zu erfassen sind als Zahlen, wurde zusätzlich ein benutzerdefiniertes Feld angelegt. Mit einer hinterlegten Formel und grafischen Indikatoren werden so Kostenüberschreitungen des Forecasts gegenüber der Plan-Werte von mehr als 5% gelb und bei mehr als 20% rot angezeigt.

    Die hinterlegte Formel lautet:

    IIf(([Ist-Kosten]-[Geplante Kosten])/[Geplante Kosten]>0,2;"rot";IIf(([Ist-Kosten]-[Geplante Kosten])/[Geplante Kosten]>0,05;"gelb";"grün"))

    Wie sie grafische Symbole definieren erfahren Sie in diesem Blogartikel.

    Wenn Sie Microsoft Project Server nutzen, haben Sie die Möglichkeit, im Project Center entsprechende benutzerdefinierte Kostenansichten für eine projektübergreifende Darstellung zu konfigurieren. Idealerweise zeigen Sie über so eine Ansicht, die Target-, Plan-, Forecast und Actual-Werte samt Kostenampel pro Projekt in so einer Ansicht. Über Gruppierungen können Sie zudem die Werte für bestimmte Projektarten, Projektkategorien und Unternehmensbereiche summiert anzeigen.

    3. Erfassen Sie den Projektfortschritt

    Nach dem Projektstart erfolgt die Berechnung der Actuals im Zuge der Fortschrittserfassung. Diese kann entweder manuell durch den Projektleiter erfolgen, oder mit Hilfe von Zeitrückmeldungen der Ressourcen (z.B. über TrackTimesheet).

    TrackTimesheet als auch die Standardzeiterfassung von Microsoft Project Server zeigen eine projektübergreifende Darstellung der Arbeitspakete bzw. Vorgänge in den Projekten auf Microsoft Project Server, so dass die Mitarbeiter bei Einsatz in mehreren Projekten Ihren Aufwand bequem pro Projekt erfassen können. Zudem können Sie den Mitarbeitern Informationen zu Target-, Plan-, und Forecast-Werten in den Zeiterfassungsoberflächen im Hinblick auf die Arbeit (Stunden), bei einer entsprechenden „Transparenzkultur“ entsprechend auch die zugehörigen Kostenwerte zusätzlich anzeigen.

    4. Stellen Sie Ihre Auswertungen grafisch dar

    Dass in Microsoft Project 2013 Berichte schnell erstellt sind und in andere Programme wie z.B. PowerPoint exportiert werden können, wissen Sie wahrscheinlich bereits.

    Da in diesem Beispiel die Kostenplanung auf einer ausführlichen Ressourcenplanung basiert, können die Kosten sogar zeitphasenbasiert ausgewertet werden. So haben Sie die Möglichkeit die Kosten auf Monats-, Quartals-, oder Jahresebene darzustellen.

    Bei Nutzung eines Microsoft Project Servers können solche Darstellungen entsprechend projektübergreifend erzeugt werden, beispielsweise mit Microsoft Excel und einer Anbindung an die Microsoft Project Server Datenbanken bzw. Microsoft Project Server OLAP-Cubes.

    Im dritten Teil unserer Blogreihe werden wir auf diese Funktionen näher eingehen, wenn wir das Kostenmanagement in den Kontext des Projektportfoliomanagements stellen.

  • 20 Tipps - PWA aus dem Papierkorb wiederherstellen

    Category: Microsoft Project Server 2013, ProjektmanagementMicrosoft Project Server Beratung, MS Project Server, Microsoft Project Consulting,

    Daniel Plonus

    11. PWA aus dem Papierkorb wiederherstellen

    Wer versehentlich eine SharePoint-Seite löscht, kann diese glücklicherweise aus dem Papierkorb wiederherstellen.

    Wenn jedoch auf PWA-Ebene "Diese Website löschen" vorschnell bestätigt wird, fehlt danach ein Link zum Papierkorb und die PWA bleibt verschwunden.

    Hier kann PowerShell helfen:

    get-spdeletedsite - zeigt die gelöschten SharePoint-Seiten an.

    Restore-SPDeletedSite - stellt die Seite wieder her.

    Bei mehreren Seiten im Papierkorb muss noch ein Identity-Parameter benutzt werden, z.B. die SiteId.